DE EVALUATIE

 

Evaluatierapport van de werkzaamheden

 

                                                                                              bijlage III bij het rapport

"Op de valreep"

advies van de commissie
jeugd- & jongerenwerk,
peuterspeelzaalwerk en club- & buurthuiswerk
.

  

 

INHOUDSOPGAVE

 

Ter inleiding
 

Evaluatie op basis van aandachtspunten
 

  1. De selectieprocedure
  2. Omvang en samenstelling van de adviescommissie
  3. De deelterreinen van het scw en afzonderlijke adviescommissies.
  4. Het door gedeputeerde staten verstrekte informatiepakket
  5. De door Gedeputeerde Staten geformuleerde taakstelling
  6. De beschikbaar gestelde termijn.
  7. Het functioneren op persoonlijke titel.
  8. Openbaarheid
  9. Contacten met de werkvelden
  10. Het intern functioneren.
  11. De coördinatiecommissie
  12. De ondersteuning door de IODP
  13. Eindoordeel over het functioneren van de commissie.
  14. Een follow-up

     

 

Bijlage 1: Evaluatie werkzaamheden
Bijlage 2:
Evaluatie overzicht

Bijlage 3: Overzicht informatiemateriaal
Bijlage 4:
Aandachtspunten voor evaluatie

 

 

TER INLEIDING

 

De commissie is eenmalig bijeen geweest om op basis van:

haar werkzaamheden te evalueren. Dit rapport is daarvan de neerslag.

 

Dacht de commissie aanvankelijk, dat hiermede een einde was gekomen aan haar werkzaamheden, later begreep zij uit een brief van het College van Gedeputeerde Staten, dat voortbestaan van de commissie tot na de behandeling van het ontwerpplan zeer gewaardeerd zou worden.

De commissie is graag bereid als zodanig te blijven bestaan. Daarnaast overweegt de commissie om na opheffing door GS als werkgroep verder te gaan om verdere ontwikkelingen te kunnen blijven volgen.

De commissie/werkgroep is bereid vorm en inhoud te geven aan de geadviseerde stuurgroep.

 

EVALUATIE OP BASIS VAN DE AANDACHTSPUNTEN.

 

De aandachtspuntenlijst die achterin als bijlage opgenomen is, bevat een aantal vragen in dertien punten gerangschikt.

Puntsgewijs volgt hieronder de reactie van de commissie.

 

1. De selectieprocedure
 

De raad heeft in een aparte hearing met de betrokken organisaties de gehele planprocedure en daarbinnen de selectieprocedure, besproken.  De toegemeten tijd werd als kort ervaren.

Vanuit de betrokken organisaties zijn kandidaten aangedragen, welke zonder meer een plaats kregen op de voordrachtlijst van de raad. De geplaatste advertentie leverde vier spontane reacties op, die voldoende aanleiding geven voor een nader gesprek.
Ongeveer tien reflectanten dachten naar een baan te kunnen  solliciteren en haakten na een eerste telefonische reactie af.
Drie kandidaten met wie een nader gesprek is gehouden, belandden op de voordracht. Een van hen is in overleg met het ambtelijk secretariaat overgeplaatst op de lijst van een andere commissie. 
Op de kandidatenlijst is niemand voorgedragen voor het voorzitterschap. Gedeputeerde Staten hadden daar wel om verzocht. Na de installatie heeft de commissie zelf een voorzitter gekozen. Dit heeft goed gewerkt.

Met de ervaringen van deze eerste keer acht de commissie de selectieprocedure voor herhaling vatbaar.

 

2. Omvang en samenstelling van de adviescommissie
 

Inclusief het secretariaat bestond de commissie uit 15 mensen, van wie er een na drie vergaderingen om persoonlijke redenen moest stoppen; een ander vanwege zeer drukke werkzaamheden. 

Uit de kringen van alle categorieën die de commissie onderscheidde in haar veld, waren mensen vertegenwoordigd. Met uitzondering van 't Gooi waren ook alle regio's in de commissie aanwezig.

Niettegenstaande vele  inspanningen was het echter niet gelukt meer vrouwen op de voordrachtslijst geplaatst te krijgen. Er waren slechts drie vrouwen lid van de commissie.

Mensen die vanuit de aanbodzijde ervaring met steunfuncties hadden waren oververtegenwoordigd ten opzichte van degenen die vanuit de vraagzijde tegen steunorganisaties aankeken. Dit vormde een extra argument voor het houden van een vraagzijdeonderzoek.

In  de samenstelling van de commissie wees niets op een positieve discriminatie van achterliggende groepen. Naast het secretariaat waren er drie commissieleden die niet uit de kringen van het aanbod- of vraagzijdeveld kwamen. Zij waren vanuit pure belangstelling of indirecte betrokkenheid op de voordrachtlijst gekomen. Zij leverden daardoor een extra en waardevolle inbreng.

Omvang en samenstelling achtte de commissie bevredigend.

Enkele, overigens kleine, onvolkomenheden kunnen wellicht door het uittrekken van wat meer tijd voor de selectieprocedure en een nadere regelgeving voor de samenstelling (regionale vertegenwoordiging, betrokkenheid vraagzijde, onafhankelijke deskundigen/geïnteresseerden, leden vanuit achterliggende groepen) een volgende keer worden voorkomen.

De commissie acht deze onvolkomenheden klein, daar bleek dat de leden in staat waren ook de belangen van andere instellingen of groeperingen jeugd en jongeren te onderkennen.

 

3. De opsplitsing van het sociaal-cultureel werk in deelterreinen en afzonderlijke adviescommissies.

Uitgaande van de bestaande situatie zijn de commissies opgezet. Als probleem ervoer de commissie soms, dat zij zich in tegenstelling tot andere commissies bezig moest houden met een leeftijdgebonden categorie mensen, waar andere met werksoorten bezig waren.
Op zich komt sociaal-cultureel werk al voor op de drie terreinen van het specifiek welzijn, zorg, educatie, en recreatie. Daarbinnen komen bijna alle werksoorten jeugd en jongeren voor.
De grenzen werden getrokken door de historische gegroeide status-quo en betreffende rijksbijdrageregeling.

Uitvoerige contacten met andere commissies konden door tijdgebrek niet gelegd worden.
Waar raakvlakken werden gesignaleerd, zijn wat algemene afspraken gemaakt. Ook hier meent  de commissie veel leerervaring te hebben opgedaan, die een volgende keer nuttig effect zal afwerpen.

 

4. Het door gedeputeerde staten verstrekte informatiepakket.

Het ontbreken van een provinciaal jeugdbeleid, althans het op dit vlak zeer summiere collegeprogramma van GS werkt aanvankelijk wat blokkerend. Toch meent de commissie, dat er niet meer uitgangspunten, richtlijnen of besteedbare budgetten als materiaal nodig waren.
Stoeiend, soms worstelend met de opdracht heeft de commissie zelf materiaal ontwikkeld dat beter aansloot bij het "leerproces" dan het theoretisch materiaal dat in het informatiepakket zat.

 

5. De door gedeputeerde staten geformuleerde taakstelling.

De commissie heeft vanaf het begin haar opdracht duidelijk voor ogen gehad. Ze heeft dit ook helder geformuleerd gezien in zowel de voorbereidingsnota als in de procedureverordening voor de planning en programmering van het sociaal-cultureel werk.

De commissie heeft de indruk, dat zowel de Coördinatiecommissie als het College van GS, gezien de reacties op het verzoek om verlenging van de termijn, de opdracht van de commissie halverwege de uitvoering uit opportunistische overwegingen dreigden te beperken tot het uitvoeren van een louter inventariserend onderzoek onder de aanbodzijde.

 

6. De beschikbaar gestelde termijn.

Het behoeft niet onmogelijk geacht te worden, dat bij een volgende planprocedure de termijn van 7 maanden voor het werk van de adviescommissie redelijk zal zijn. De ervaringen van deze eerste procedure kunnen  daartoe bijdragen. Binnen de onderhevige procedure was de termijn  echter duidelijk te kort.

Enerzijds zijn er wat onnodige vertragingen geweest met het verzenden van de enquêtes aan de aanbodzijde en het verkrijgen van adresmateriaal voor de vraagzijde, anderzijds speelde het ontbreken van praktijkervaring bij alle partijen een rol.

Vanuit theoretische modellen  moest er gewerkt gaan worden. Gelukkig bleek er informeel voldoende flexibiliteit te bestaan, zodat de commissie haar werk toch heeft kunnen afronden.

De commissie zou voor deze eerste keer liever een jaar gehad hebben om op basis van wat uitgebreider onderzoek een advies te kunnen ontwikkelen, maar heeft zich wat beperkingen opgelegd, daar voor de gehele procedure niet meer dan  twee jaar beschikbaar was.

 

7. Het functioneren op persoonlijke titel.

De commissie heeft consequent "bewaakt", dat de leden op persoonlijke titel zitting hebben en dacht zich daar redelijk in geslaagd.

Vooral met het verwerken van de enquêtegegevens en het formuleren van rapportonderdelen is er veel in subgroepen gewerkt. In die subgroepen zaten leden van de commissie die geen binding hadden met de onderhavige categorie.
Dat heeft uitstekend gewerkt.

Deze werkwijze was zeer arbeidsintensief. Daardoor hebben besturen en staven van instellingen van waaruit leden zitting in de commissie hadden veel moeten opvangen. Over het algemeen is er van die zijde echter veel begrip gebleken.
Voor een volgende procedure zal dit een duidelijk aandachtspunt moeten zijn.

 

8. Openbaarheid

De commissie heeft getracht de openbaarheid zoveel mogelijk vorm te geven. Via haar leden heeft zij de media van de betrokken instellingen ingeschakeld om aan haar werkzaamheden bekendheid te geven. Ook heeft zij daartoe twee hearings georganiseerd voor het veld.
Eén hearing voor het toelichten van haar taak bij het verschijnen van de enquête voor de aanbodzijde en een bij het verschijnen van het conceptrapport betreffende het onderzoek.

De commissie heeft nooit hoge verwachtingen gehad van de informatiekrant en dat in de coördinatiecommissie ook kenbaar gemaakt. Desalniettemin heeft zij  meegewerkt aan een zo groot mogelijke verspreiding.

Enkele instellingen hebben (mede) door de informatiekrant gereageerd op het werk van de commissie.
Vooralsnog acht de commissie het de vraag, of het effect van de krant opweegt tegen de investering.
Van de openbaarheid van vergaderingen is buitten de hearings om geen gebruik gemaakt.

Enkele instellingen die niet over een "relatie" in de commissie beschikten, hebben zich op de vergaderstukken geabonneerd. Dat heeft geleid tot een aantal individuele gesprekken met instellingen en eenmaal tot een bespreking met lokale jeugdraden in Noord-Holland.

Aan een door het veld getoonde belangstelling voor en behoefte aan een derde hearing in de fase dat het adviesrapport in een ontwerpstadium verkeerde, kon door de tijddruk niet worden voldaan.

 

9. Contacten met de werkvelden

In het hierbovenstaande onderdeel zijn we daar al op ingegaan.
Er zijn contacten gezocht vanuit de werkvelden, waarbij we noemen het project Meidenwerk en de lokale jeugdraden, en vanuit de commissie met de Noord-Hollandse afdelingen van de Nederlandse jeugdbonden.

Voorts zijn er naast de genoemde hearings contacten geweest in het kader van het onderzoek met afzonderlijke instellingen.
De contacten met de werkvelden zijn niet door de commissie met de betrokkenen geëvalueerd.

Tijdens de hearing bleek in bijna alle categorieën een positieve waardering voor het werk van de commissie. Graag had de commissie intensievere contacten gehad met de instellingen, vooral in kader van het onderzoek, dat nu mede door de tijdfactor zich voornamelijk schriftelijk afspeelde, èn in het ontwikkelen van gedachten over het advies.

De commissie heeft er echter niet aan toe kunnen  komen. Nadrukkelijk is erop toegezien, dat de instellingen die een relatie hadden met de commissie, niet werden bevoorrecht.

 

10. Het intern functioneren.

Alle leden hebben op een gelijkwaardige wijze aan de discussies en de werkgroepen deelgenomen. Het werk is zoveel mogelijk gelijkmatig over de leden verdeeld, waarbij gezegd zij, dat bij het zeer intensieve verwerken van de enquêtegegevens van zowel vraag- als aanbodzijde een beperkt aantal leden buitenmate veel tijd hebben kunnen spenderen, omdat ze daar (gelukkig) de mogelijkheden voor hadden.

De vergaderfrequentie was hoog (21 vergaderingen plus een evaluatieve bijeenkomst), terwijl daarnaast tientallen bijeenkomsten hebben plaatsgevonden van diverse werkgroepen ter verwerking van  de enquêtes, het opstellen van onderdelen voor het onderzoeksrapport, het ontwerpen van inhoudelijke papers of het brainstormen over adviesonderdelen

Menigmaal is door de druk der werkzaamheden en de ernst waarmede de leden zich van hun taak kwetsen de verzuchting geslaakt:
"Had ik dit van tevoren geweten...."

Het op gang komen heeft de commissie drie vergaderingen gekost.
Hierbij speelde een rol, dat de commissie zich in haar fase van terrein- en taakverdeling niet wilde laten sturen door haar "dagelijks bestuur".

De inwerkperiode van de commissie heeft tweeëneenhalve maand gekost, omdat veel tijd ging zitten in het doorwerken van het materiaal en in het ontwerpen van een onderzoekmodel.
Wellicht niet in aantal bijeenkomsten, doch wel in tijd zal deze fase een volgende keer bekort kunnen worden.

Voor de drie fasen waarin de commissie haar werkzaamheden heeft onderverdeeld, verwijzen we naar de bijlagen.

Het "dagelijks bestuur", de voorzitter en de twee secretarissen, heeft goed gefunctioneerd. 
De commissie vraagt zich wel af, of het verstandig is dat er vanuit de griffie  een secretaris wordt afgevaardigd. Niet alleen omdat daardoor overig griffiewerk ernstige vertraging kan oplopen, wat in deze specifieke zetting het geval was, maar vooral ook, omdat de ambtelijke secretaris zijn handen vrij moet kunnen houden voor de verwerking van de adviezen.

Hoewel de commissie zich gelukkig prijst met de betreffende ambtelijk secretaris, pleit zij er toch voor, dat een volgende ronde gebruik kan worden gemaakt van een administratieve secretariaatsondersteuning van buiten de griffie.

De commissie acht het een goede formule, dat het secretariaat wordt gelegd bij de Raad voor Jeugd en Jongeren.
De leden zijn allen bereid om een eventuele volgende periode wederom zitting te nemen in de commissie. Zij pleiten er daarbij wel voor, dat dat dan algemeen gebeurt  op basis van een onkostenvergoeding, zodat de hoge presentiegelden achterwege  kunnen blijven.

 

11. De coördinatiecommissie

Deelname aan  de coördinatiecommissie is vruchtbaar geweest, maar had ongetwijfeld effectiever kunnen zijn, als er frequenter vergaderd was, waardoor meer afwisseling vanuit de commissies had kunnen plaatsvinden.
De deelname van gedeputeerde staten in de voorzittersfunctie is positief ervaren.

Met betrekking tot de termijnstelling vond de commissie  helaas een ongelukkig oor en een naar haar idee veranderde opvatting over inhoud en omvang van haar taak.

Van de coördinatiecommissie is geen inhoudelijk sturende werking ervaren.

De commissie betreurt het, dat de coördinatiecommissie zichzelf niet heeft geëvalueerd.
Dat was op zich goed mogelijk geweest zonder dat de diverse commissies al zover waren.

 

12. De ondersteuning door de IODP

De ondersteuning van de IODP heeft de commissie zowel kwalitatief als kwantitatief als zeer positief ervaren. Mogelijk heeft hierin ook de persoon van de ondersteuner een rol gespeeld, daar zijn betrokkenheid naar oordeel van de commissie groter was, dan vanuit zijn taakomschrijving nodig.
Er is van de IOPD functionaris geen inhoudelijke sturende werking uitgegaan. Hij heeft wel met een kritische belangstelling de ontwikkelingen gevolgd. Daar was de commissie erg blij mee.

 

13. Eindoordeel over het functioneren van de commissie.

De commissie acht het, gelet op haar interpretatie van  de geformuleerde taakstellingen, een zeer goede zaak om vanuit het particuliere initiatief in ruime zin een adviescommissie in een vroegtijdig stadium mogelijkheden te bieden voor beleidsbeïnvloeding.
De commissie pleit ervoor om, rekening houdend met de ervaringen die nu zijn opgedaan, voor een volgende planperiode wederom een commissie in te schakelen.

In grote lijnen is de commissie tevreden over de genoten faciliteiten en beseft het de positieve effecten voor een volgende commissie die dan een concreet voorbeeld en een macht aan ervaringsmateriaal ter beschikking heeft.

 

14. Een follow-up

De commissie heeft zich na de evaluatie uitgesproken over een mogelijke follow-up.
Zodra de officiële taak volbracht is, zal het College van GS tot opheffing van de commissie overgaan.

Door het werken heeft de commissie een grote betrokkenheid gekregen met het gehele veld van het jeugd- en jongerenwerk en met de ontwikkelingen van het jeugdbeleid in de provincie.

De commissie meent er dan ook goed aan te doen om na de formele opheffing als werkgroep voor de ontwikkeling van het provinciaal jeugdbeleid verder te gaan.
De commissie zag zich daarbij graag bijgestaan door de Raad voor Jeugd en Jongeren.
De leden zijn ook bereid om, zo het Provinciaal Bestuur het advies om een stuurgroep te installeren overneemt, in die groep zitting te nemen.

 

Bijlage 1:

 

EVALUATIE WERKZAAMHEDEN ADVIESCOMMISSIE JEUGD & JONGERENWERK, PEUTERSPEELZAALWERK EN CLUB- & BUURTHUISWERK.

 

Er vanuit gaande, dat de taak van de commissie was het afleveren van een product (het adviesrapport), kunnen we de werkzaamheden van de commissie globaal onderverdelen in drie soorten:

 

- Product Afbakende werkzaamheden. (PA)

- Product Ontwikkelende werkzaamheden. (PO)

- Product Bepalende werkzaamheden. (PB)

 

Welk product wie ook moet bakken, kans van slagen is er alleen, wanneer er in bovenstaande volgorde gewerkt wordt.
Dus van Afbakening via Ontwikkeling naar PB-werkzaamheden.

 

P.A. werkzaamheden kunnen in het proces niet te lang doorlopen, omdat ze dan productverstorend of productveranderend gaan werken.
P.B. werkzaamheden kunnen zich niet in een te vroeg stadium aandienen, omdat ze dan nog als "vreemd" ervaren worden.

 

Alle drie onderscheiden soorten van werkzaamheden kennen technische en inhoudelijke aspecten.

 

Het evaluatief overzicht nader bekeken:

Globaal is de commissie als volgt bezig geweest:

  3 vergaderingen Product afbakenend

14 vergaderingen Product ontwikkelend

  4 vergaderingen Product bepalend.

 

De PA-fase

Zowel inhoudelijk als technisch gezien spelen de werkzaamheden zich grotendeels af in de eerste drie vergaderingen.

Vanaf vergadering 8 komen echter nog negen maal facetten van deze fase aan de orde en werken zeer verstorend:

- CRM-bezuinigingen (V8, 11, 12)

- de datum 19 maart    ( V8,11, 12)

- het NOK door gedeputeerde staten geplaatst in het CMW (V16)

 

De PO-fase

Deze fase vormt een stevige middenmoot van de werkzaamheden.
21 Maal zijn er technische en 25 maal inhoudelijke items aan de orde geweest. Het is vooral deze fase waarin het aantal vergaderingen van de commissie "beperkt" gehouden kon worden door de TIENTALLEN bijeenkomsten  van subgroepen  voor de verwerking van de enquêtegegevens, een  eerste ordening en een eerste interpretatie.

 

De PB-fase

De werkzaamheden van deze fase liggen nagenoeg geheel in de laatste 4 vergaderingen.

In de 4e vergadering is een handleiding voor de opzet van het adviesrapport aan  de orde geweest, maar als "onhanteerbaar en ongeschikt" afgewezen. Kennelijk kwam het in een te vroeg stadium.
Hetzelfde geschiedde met een handleiding voor evaluatie van de werkzaamheden, die nauwelijks aan de orde kon komen. ("Dat zien we later wel").

 

 

EVALUATIEVE WAARDERING COMMISSIEWERKZAAMHEDEN

 

Ben je het eens met de opzet van het evaluatief overzicht?
Zijn de belangrijkste facetten/items aan  de orde gekomen?

Welk onderdelen van de werkzaamheden mis je eventueel?

 

Hoe waardeer je de werkzaamheden?  
1 = teveel   2 = ruim voldoende    3 = voldoende     4 = onvoldoende     5 = te weinig

 

Hoe waardeer je de werkzaamheden kwantitatief ?

Product Afbakende werkzaamheden
Technisch

Inhoudelijk

Product Ontwikkelde werkzaamheden
Technisch 
Inhoudelijk 

Product Bepalende werkzaamheden
Technisch 

Inhoudelijk

En hoe waardeer je de werkzaamheden kwalitatief ?

 

Bijlage 2:

EVALUATIEF OVERZICHT VERGADERINGEN ADVIESCOMMISSIE J&J-WERK.

 

 

Bijlage 3:            OVERZICHT INFORMATIEMATERIAAL

nr. van onderwerp
1. CRM   Rijksbijdrageregeling SCW
2. GS Ontwerp voorbereidingsnota PL en PR
3. GS  Uittreksel Collegeprogramma
4. GS Beleidsnotitie Jeugd-  en Jongerenwerk
9. Raad voor JJ     Provinciale en  regionale instellingen
13. Coördinatiecommissie  Voorlichtingskrant
14. IODP Mogelijkheden ondersteuning
15. Coördinatiecommissie Handleiding adviesrapport
18. IODP Standaard vragenlijst
21. Cie. V en O Aanbiedingsbrief enquête
30. IODP Vragenlijst onderzoek vraagzijde
37. IODP Analyse- en codeerschema
47. IODP Plaatje NVN verwerkingsmodel
.. IODP   Instructie bij tabelleerschema II
42. Coördinatiecommissie   Discussiestuk Art. 32.2
48. IODP Aangeklede opzet voor categorie
... Coördinatiecommissie Aandachtspunten voor evaluatie
6a. Secretariaat  Tijdwerkschema
6b. Secretariaat    Mogelijke indeling rapport
13. Tineke Manger  Vragen over regionalisatie
23. Marius Nijs    Stellingen
26. Secretariaat   Opzet adviesrapport
27. Maarten Houthoff  Over de stellingen
8b.  Secretariaat    Literatuuroverzicht
40. Secretariaat bijgesteld werkplan
41. Doet de Haas Opbouw advies
41a. Doet de Haas  uitwerkingsplan
51.  Frido de Man  Ontwikkeling steunfunctie
56.1 Secretariaat Plaatsbepaling SCW
56.2 Secretariaat  Recht op organisatie/steun
57. Ton Zijp  Meidenwerk
   60. Roel Slomp De CJP
71. Secretariaat  Afstemming steunfunctie/regionalisering

 

VRAGEN NAAR AANLEIDING VAN HET MATERIAAL.

 

 

Bijlage 4:   

van de COÖRDINATIECOMMISSIE  PLANNING SOCIAAL-CULTUREEL WERK

                                                                              

Aandachtspunten voor evaluatie door de adviescommissies planning sociaal-cultureel werk.

Navolgende aandachtspunten zijn bedoeld als handreiking aan de adviescommissies om zelf hun functioneren te kunnen  evalueren. De opsomming is niet uitputtend bedoeld en  ook niet gedetailleerd uitgeschreven.
Aanvulling door individuele adviescommissies is natuurlijk mogelijk. Wellicht reeds ter vergadering van de coördinatiecommissie.

Wel is het gewenst, dat de adviescommissies tenminste aan alle genoemde punten aandacht besteden.
De bedoeling is, dat niet wordt volstaan met een beschrijving ten aanzien van elk van de punten, maar dat de adviescommissie  over elk punt een zo mogelijk gemotiveerd oordeel uitspreken. Het lijkt daarom gewenst, de evaluatie zoveel mogelijk plenair te doen plaatsvinden, opdat alle leden van de commissies volop de gelegenheid krijgen hun mening naar voren te brengen.
Er wordt op gewezen, dat Gedeputeerde Staten ook zelf een evaluatie zullen plegen. Deze zal betrekking hebben op de gehele planprocedure sociaal-cultureel werk. Daarbij zal uiteraard ook het functioneren van de adviescommissies worden betrokken.

De evaluatierapporten van de adviescommissies zullen voor het College in dat kader een belangrijke informatiebron kunnen zijn.
 

1. De selectieprocedure

De meeste adviescommissies zijn benoemd op voordracht van de raden. Hebben de door de raden toegepaste selectieprocedures bevredigend gewerkt   Zijn de selectieprocedures, gemeten naar het eindresultaat, voldoende toegankelijk geweest?

Hoeveel leden en hoeveel procent van de leden is als gevolg van eigen spontane aanmelding, of spontane aanmelding/attendering door een organisatie/instelling in de adviescommissie benoemd?
Is bij het secretariaat bekend hoeveel spontane aanmeldingen niet zijn gehonoreerd?
Eindoordeel over de selectieprocedure: voor herhaling vatbaar; welke veranderingen eventueel nodig ?
 

2. Omvang en samenstelling van de adviescommissies

Omvang bevredigend ?

Differentiatie in de samenstelling naar
- sekse
- beroepsmatige gebondenheid aan het veld
- geografische spreiding over de provincie?

Is de vraagzijde (afnemers van steunfunctie) evenwichtig (gelet op het provinciale takenpakket is dat iets anders dan paritair) in de adviescommissie vertegenwoordigd?

Is in de samenstelling iets terug te vinden van een (overigens niet expliciet door Gedeputeerde Staten vooraf verlangde) positieve discriminatie van  zgn. achterliggende groepen zoals bv.. culturele minderheden?

 

3. De splitsing van het sociaal-cultureel werk in deelterreinen en afzonderlijke adviescommissies.

Is het mogelijk geweest hiermee samenhangende problemen (raakvlakken tussen deelterreinen; onderbrengen van bredere sectoren in één enkele adviescommissie enz.) bevredigend op te lossen? Zo ja, hoe?
Zo nee, welke eventuele suggesties voor toekomstige verbetering van de procedure?

 

4. Het vooraf door gedeputeerde staten verstrekte "informatiepakket"

- Heeft dat nut gehad?
- was het voldoende duidelijk?
- Had men toch liever meer uitgangspunten en richtlijnen meegekregen?
- Had men vooraf een "besteedbaar budget" genoemd gekregen willen hebben?

 

5. De door Gedeputeerde Staten geformuleerde taakstelling.

- Te smal of te breed?
- Was voldoende duidelijk wat precies van de commissies verlangd werd?

 

6. De beschikbaar gestelde termijn (netto 7 maanden.)

Redelijk te achten in relatie tot het feit, dat gedeputeerde staten menen dat de  gehele procedure niet meer dan bruto 2 jaar gemoeid mag zijn.

 

7. Het functioneren op persoonlijke titel.

Welke ervaringen daarmee opgedaan? Problemen met werkgevers, "achterbannen", e.d.

 

8. Openbaarheid

 

9. Contacten met de werkvelden

 

10. Het intern functioneren

Is door alle leden op gelijkwaardige  wijze aan de discussie deelgenomen of is, door welke oorzaak dan ook, van een zekere (groep)dominantie sprake geweest? Is het feitelijk te verrichten werk gelijkmatig verdeeld geweest over alle of praktisch alle leden of is het werk grotendeels door een klein groepje of slechts alleen door het secretariaat verricht?

Hoe is in relatie tot de voor de adviescommissie beschikbare periode, de werkbelasting en de vergaderfrequentie ervaren?

Is de adviescommissie snel op gang gekomen of is met de noodzakelijk inwerkperiode onevenredig veel tijd gemoeid geweest? Als het laatste het geval is, welke suggesties heeft men dan voor verbeteringen bij een volgende keer?

Zou men een volgende keer weer tot een adviescommissie willen toetreden en waarom wel/niet?
Welke voorwaarden zou men aan opnieuw toetreden willen verbinden?

 

11. De coördinatiecommissie

 

12. De ondersteuning door de IODP.

 

13. Eindoordeel over het functioneren van de adviescommissie

 

Aanvulling bij 10.

Is het aanbrengen  van een scheiding tussen inhoudelijk en ambtelijk ondersteunend secretariaat

 

Aanvulling bij 3 en 11.

Zijn de horizontale contacten tussen de adviescommissies alleen via de coördinatiecommissie gelegd of ook anderszins?