DE EVALUATIE
Evaluatierapport van de werkzaamheden
bijlage III bij het rapport
"Op de valreep"
advies van de commissie
jeugd- & jongerenwerk,
peuterspeelzaalwerk en club- & buurthuiswerk.
INHOUDSOPGAVE
Evaluatie op basis van aandachtspunten
Bijlage 1: Evaluatie
werkzaamheden
Bijlage 2: Evaluatie overzicht
Bijlage 3: Overzicht
informatiemateriaal
Bijlage 4: Aandachtspunten voor evaluatie
TER INLEIDING
De commissie is eenmalig bijeen geweest om op basis van:
een aandachtspuntenlijst voor evaluatie ten behoeve van de coördinatiecommissie,
een beoordeling ten aanzien van het aandeel van het Ondersteuningsinstituut Noord-Holland in de totstandkoming van het rapport, opgesteld door ondersteuningsfunctionarissen.
een evaluatief overzicht van de vergaderingen van de commissie,
een waarderingsschaal voor de werkzaamheden van de commissie,
een overzicht van het verkregen informatiemateriaal voor de commissie,
haar werkzaamheden te evalueren. Dit rapport is daarvan de neerslag.
Dacht de commissie aanvankelijk, dat hiermede een einde was gekomen aan haar werkzaamheden, later begreep zij uit een brief van het College van Gedeputeerde Staten, dat voortbestaan van de commissie tot na de behandeling van het ontwerpplan zeer gewaardeerd zou worden.
De commissie is graag bereid als zodanig te blijven bestaan. Daarnaast overweegt de commissie om na opheffing door GS als werkgroep verder te gaan om verdere ontwikkelingen te kunnen blijven volgen.
De commissie/werkgroep is bereid vorm en inhoud te geven aan de geadviseerde stuurgroep.
EVALUATIE OP BASIS VAN DE AANDACHTSPUNTEN.
De aandachtspuntenlijst die achterin als bijlage opgenomen is, bevat een aantal vragen in dertien punten gerangschikt.
Puntsgewijs volgt hieronder de reactie van de commissie.
1. De selectieprocedure
De raad heeft in een aparte hearing met de betrokken organisaties de gehele planprocedure en daarbinnen de selectieprocedure, besproken. De toegemeten tijd werd als kort ervaren.
Vanuit de betrokken organisaties zijn kandidaten
aangedragen, welke zonder meer een plaats kregen op de voordrachtlijst van de
raad. De geplaatste advertentie leverde vier spontane reacties op, die voldoende
aanleiding geven voor een nader gesprek.
Ongeveer tien reflectanten dachten naar
een baan te kunnen solliciteren en haakten na een eerste telefonische reactie
af.
Drie kandidaten met wie een nader gesprek is gehouden, belandden op de
voordracht. Een van hen is in overleg met het ambtelijk secretariaat
overgeplaatst op de lijst van een andere commissie.
Op de kandidatenlijst is
niemand voorgedragen voor het voorzitterschap. Gedeputeerde Staten hadden daar
wel om verzocht.
Na de installatie heeft de commissie zelf een voorzitter gekozen. Dit heeft goed
gewerkt.
Met de ervaringen van deze eerste keer acht de commissie de selectieprocedure voor herhaling vatbaar.
2.
Omvang en samenstelling
van de adviescommissie
Inclusief het secretariaat bestond de commissie uit 15 mensen, van wie er een na drie vergaderingen om persoonlijke redenen moest stoppen; een ander vanwege zeer drukke werkzaamheden.
Uit de kringen van alle categorieën die de commissie onderscheidde in haar veld, waren mensen vertegenwoordigd. Met uitzondering van 't Gooi waren ook alle regio's in de commissie aanwezig.
Niettegenstaande vele inspanningen was het echter niet gelukt meer vrouwen op de voordrachtslijst geplaatst te krijgen. Er waren slechts drie vrouwen lid van de commissie.
Mensen die vanuit de aanbodzijde ervaring met steunfuncties hadden waren oververtegenwoordigd ten opzichte van degenen die vanuit de vraagzijde tegen steunorganisaties aankeken. Dit vormde een extra argument voor het houden van een vraagzijdeonderzoek.
In de samenstelling van de commissie wees niets op een positieve discriminatie van achterliggende groepen. Naast het secretariaat waren er drie commissieleden die niet uit de kringen van het aanbod- of vraagzijdeveld kwamen. Zij waren vanuit pure belangstelling of indirecte betrokkenheid op de voordrachtlijst gekomen. Zij leverden daardoor een extra en waardevolle inbreng.
Omvang en samenstelling achtte de commissie bevredigend.
Enkele, overigens kleine, onvolkomenheden kunnen wellicht door het uittrekken van wat meer tijd voor de selectieprocedure en een nadere regelgeving voor de samenstelling (regionale vertegenwoordiging, betrokkenheid vraagzijde, onafhankelijke deskundigen/geïnteresseerden, leden vanuit achterliggende groepen) een volgende keer worden voorkomen.
De commissie acht deze onvolkomenheden klein, daar bleek dat de leden in staat waren ook de belangen van andere instellingen of groeperingen jeugd en jongeren te onderkennen.
3. De opsplitsing van het sociaal-cultureel werk in deelterreinen en afzonderlijke adviescommissies.
Uitgaande van de bestaande situatie zijn de
commissies opgezet. Als probleem ervoer de commissie soms, dat zij zich in
tegenstelling tot andere commissies bezig moest houden met een leeftijdgebonden
categorie mensen, waar andere met werksoorten bezig waren.
Op zich komt
sociaal-cultureel werk al voor op de drie terreinen van het specifiek welzijn,
zorg, educatie, en recreatie. Daarbinnen komen bijna alle werksoorten jeugd en
jongeren voor.
De grenzen werden getrokken door de historische gegroeide status-quo en
betreffende rijksbijdrageregeling.
Uitvoerige contacten met andere commissies
konden door tijdgebrek niet gelegd worden.
Waar raakvlakken werden gesignaleerd, zijn wat algemene afspraken gemaakt. Ook
hier meent de commissie veel leerervaring te hebben opgedaan, die een volgende
keer nuttig effect zal afwerpen.
4. Het door gedeputeerde staten verstrekte informatiepakket.
Het ontbreken van een provinciaal
jeugdbeleid, althans het op dit vlak zeer summiere collegeprogramma van GS
werkt aanvankelijk wat blokkerend. Toch meent de commissie, dat er niet meer
uitgangspunten, richtlijnen of besteedbare budgetten als materiaal nodig waren.
Stoeiend, soms worstelend met de opdracht heeft de commissie zelf materiaal
ontwikkeld dat beter aansloot bij het "leerproces" dan het theoretisch materiaal
dat in het informatiepakket zat.
5. De door gedeputeerde staten geformuleerde taakstelling.
De commissie heeft vanaf het begin haar opdracht duidelijk voor ogen gehad. Ze heeft dit ook helder geformuleerd gezien in zowel de voorbereidingsnota als in de procedureverordening voor de planning en programmering van het sociaal-cultureel werk.
De commissie heeft de indruk, dat zowel de Coördinatiecommissie als het College van GS, gezien de reacties op het verzoek om verlenging van de termijn, de opdracht van de commissie halverwege de uitvoering uit opportunistische overwegingen dreigden te beperken tot het uitvoeren van een louter inventariserend onderzoek onder de aanbodzijde.
6. De beschikbaar gestelde termijn.
Het behoeft niet onmogelijk geacht te worden, dat bij een volgende planprocedure de termijn van 7 maanden voor het werk van de adviescommissie redelijk zal zijn. De ervaringen van deze eerste procedure kunnen daartoe bijdragen. Binnen de onderhevige procedure was de termijn echter duidelijk te kort.
Enerzijds zijn er wat onnodige vertragingen geweest met het verzenden van de enquêtes aan de aanbodzijde en het verkrijgen van adresmateriaal voor de vraagzijde, anderzijds speelde het ontbreken van praktijkervaring bij alle partijen een rol.
Vanuit theoretische modellen moest er gewerkt gaan worden. Gelukkig bleek er informeel voldoende flexibiliteit te bestaan, zodat de commissie haar werk toch heeft kunnen afronden.
De commissie zou voor deze eerste keer liever een jaar gehad hebben om op basis van wat uitgebreider onderzoek een advies te kunnen ontwikkelen, maar heeft zich wat beperkingen opgelegd, daar voor de gehele procedure niet meer dan twee jaar beschikbaar was.
7. Het functioneren op persoonlijke titel.
De commissie heeft consequent "bewaakt", dat de leden op persoonlijke titel zitting hebben en dacht zich daar redelijk in geslaagd.
Vooral met het verwerken van de enquêtegegevens
en het formuleren van rapportonderdelen is er veel in subgroepen gewerkt. In die
subgroepen zaten leden van de commissie die geen binding hadden met de
onderhavige categorie.
Dat heeft uitstekend gewerkt.
Deze werkwijze was zeer arbeidsintensief.
Daardoor hebben besturen en staven van instellingen van waaruit leden zitting in
de commissie hadden veel moeten opvangen. Over het algemeen is er van die zijde
echter veel begrip gebleken.
Voor een volgende procedure zal dit een
duidelijk aandachtspunt moeten zijn.
8. Openbaarheid
De commissie heeft getracht de openbaarheid
zoveel mogelijk vorm te geven. Via haar leden heeft zij de media van de
betrokken instellingen ingeschakeld om aan haar werkzaamheden bekendheid te
geven. Ook heeft zij daartoe twee hearings georganiseerd voor het veld.
Eén hearing voor het toelichten van haar taak bij het verschijnen van de enquête
voor de aanbodzijde en een bij het verschijnen van het conceptrapport
betreffende het onderzoek.
De commissie heeft nooit hoge verwachtingen gehad van de informatiekrant en dat in de coördinatiecommissie ook kenbaar gemaakt. Desalniettemin heeft zij meegewerkt aan een zo groot mogelijke verspreiding.
Enkele instellingen hebben (mede) door de informatiekrant gereageerd op het werk
van de commissie.
Vooralsnog acht de commissie het de vraag, of het effect van de krant opweegt
tegen de investering.
Van de openbaarheid van vergaderingen is buitten de hearings om geen gebruik
gemaakt.
Enkele instellingen die niet over een "relatie" in de commissie beschikten, hebben zich op de vergaderstukken geabonneerd. Dat heeft geleid tot een aantal individuele gesprekken met instellingen en eenmaal tot een bespreking met lokale jeugdraden in Noord-Holland.
Aan een door het veld getoonde belangstelling voor en behoefte aan een derde hearing in de fase dat het adviesrapport in een ontwerpstadium verkeerde, kon door de tijddruk niet worden voldaan.
9. Contacten met de werkvelden
In het hierbovenstaande onderdeel zijn we daar
al op ingegaan.
Er zijn contacten gezocht vanuit de werkvelden, waarbij we
noemen het project Meidenwerk en de lokale jeugdraden, en vanuit de commissie
met de Noord-Hollandse afdelingen van de Nederlandse jeugdbonden.
Voorts zijn er naast de genoemde hearings
contacten geweest in het kader van het onderzoek met afzonderlijke instellingen.
De contacten met de werkvelden zijn niet door de commissie met de betrokkenen
geëvalueerd.
Tijdens de hearing bleek in bijna alle categorieën een positieve waardering voor het werk van de commissie. Graag had de commissie intensievere contacten gehad met de instellingen, vooral in kader van het onderzoek, dat nu mede door de tijdfactor zich voornamelijk schriftelijk afspeelde, èn in het ontwikkelen van gedachten over het advies.
De commissie heeft er echter niet aan toe kunnen komen. Nadrukkelijk is erop toegezien, dat de instellingen die een relatie hadden met de commissie, niet werden bevoorrecht.
10. Het intern functioneren.
Alle leden hebben op een gelijkwaardige wijze aan de discussies en de werkgroepen deelgenomen. Het werk is zoveel mogelijk gelijkmatig over de leden verdeeld, waarbij gezegd zij, dat bij het zeer intensieve verwerken van de enquêtegegevens van zowel vraag- als aanbodzijde een beperkt aantal leden buitenmate veel tijd hebben kunnen spenderen, omdat ze daar (gelukkig) de mogelijkheden voor hadden.
De vergaderfrequentie was hoog (21 vergaderingen plus een evaluatieve bijeenkomst), terwijl daarnaast tientallen bijeenkomsten hebben plaatsgevonden van diverse werkgroepen ter verwerking van de enquêtes, het opstellen van onderdelen voor het onderzoeksrapport, het ontwerpen van inhoudelijke papers of het brainstormen over adviesonderdelen
Menigmaal is door de druk der werkzaamheden en
de ernst waarmede de leden zich van hun taak kwetsen de verzuchting geslaakt:
"Had ik dit van tevoren geweten...."
Het op gang komen heeft de commissie drie
vergaderingen gekost.
Hierbij speelde een rol, dat de commissie zich in haar
fase van terrein- en taakverdeling niet wilde laten sturen door haar "dagelijks
bestuur".
De inwerkperiode van de commissie heeft
tweeëneenhalve maand gekost, omdat veel tijd ging zitten in het doorwerken van
het materiaal en in het ontwerpen van een onderzoekmodel.
Wellicht niet in aantal bijeenkomsten, doch wel in tijd zal deze fase een
volgende keer bekort kunnen worden.
Voor de drie fasen waarin de commissie haar werkzaamheden heeft onderverdeeld, verwijzen we naar de bijlagen.
Het "dagelijks bestuur", de voorzitter en de
twee secretarissen, heeft goed gefunctioneerd.
De commissie vraagt zich wel af, of het verstandig is dat er vanuit de griffie
een secretaris wordt afgevaardigd. Niet alleen omdat daardoor overig griffiewerk
ernstige vertraging kan oplopen, wat in deze specifieke zetting het geval was,
maar vooral ook, omdat de ambtelijke secretaris zijn handen vrij moet kunnen
houden voor de verwerking van de adviezen.
Hoewel de commissie zich gelukkig prijst met de betreffende ambtelijk secretaris, pleit zij er toch voor, dat een volgende ronde gebruik kan worden gemaakt van een administratieve secretariaatsondersteuning van buiten de griffie.
De commissie acht het een goede formule, dat het secretariaat wordt
gelegd bij de Raad voor Jeugd en Jongeren.
De leden zijn allen bereid om een eventuele volgende periode wederom zitting te
nemen in de commissie. Zij pleiten er daarbij wel voor, dat dat dan algemeen
gebeurt op basis van een onkostenvergoeding, zodat de hoge presentiegelden
achterwege kunnen blijven.
11. De coördinatiecommissie
Deelname aan de coördinatiecommissie is
vruchtbaar geweest, maar had ongetwijfeld effectiever kunnen zijn, als er
frequenter vergaderd was, waardoor meer afwisseling vanuit de commissies had
kunnen plaatsvinden.
De deelname van gedeputeerde staten in de voorzittersfunctie is positief
ervaren.
Met betrekking tot de termijnstelling vond de commissie helaas een ongelukkig oor en een naar haar idee veranderde opvatting over inhoud en omvang van haar taak.
Van de coördinatiecommissie is geen inhoudelijk sturende werking ervaren.
De commissie betreurt het, dat de
coördinatiecommissie zichzelf niet heeft geëvalueerd.
Dat was op zich goed mogelijk geweest zonder dat de diverse commissies al zover
waren.
12. De ondersteuning door de IODP
De ondersteuning van de IODP heeft de commissie
zowel kwalitatief als kwantitatief als zeer positief ervaren. Mogelijk heeft
hierin ook de persoon van de ondersteuner een rol gespeeld, daar zijn
betrokkenheid naar oordeel van de commissie groter was, dan vanuit zijn
taakomschrijving nodig.
Er is van de IOPD functionaris geen inhoudelijke sturende werking uitgegaan. Hij
heeft wel met een kritische belangstelling de ontwikkelingen gevolgd. Daar was
de commissie erg blij mee.
13. Eindoordeel over het functioneren van de commissie.
De commissie acht het, gelet op haar
interpretatie van de geformuleerde taakstellingen, een zeer goede zaak om
vanuit het particuliere initiatief in ruime zin een adviescommissie in een
vroegtijdig stadium mogelijkheden te bieden voor beleidsbeïnvloeding.
De commissie pleit ervoor om, rekening houdend met de ervaringen die nu zijn
opgedaan, voor een volgende planperiode wederom een commissie in te schakelen.
In grote lijnen is de commissie tevreden over de genoten faciliteiten en beseft het de positieve effecten voor een volgende commissie die dan een concreet voorbeeld en een macht aan ervaringsmateriaal ter beschikking heeft.
14. Een follow-up
De commissie heeft zich na de evaluatie
uitgesproken over een mogelijke follow-up.
Zodra de officiële taak volbracht is, zal het College van GS
tot opheffing van de commissie overgaan.
Door het werken heeft de commissie een grote betrokkenheid gekregen met het gehele veld van het jeugd- en jongerenwerk en met de ontwikkelingen van het jeugdbeleid in de provincie.
De commissie meent er dan ook goed aan te doen om
na de formele opheffing als werkgroep voor de ontwikkeling van het provinciaal
jeugdbeleid verder te gaan.
De commissie zag zich daarbij graag bijgestaan door de Raad voor Jeugd en
Jongeren.
De leden zijn ook bereid om, zo het Provinciaal Bestuur het advies om een
stuurgroep te installeren overneemt, in die groep zitting te nemen.
EVALUATIE WERKZAAMHEDEN ADVIESCOMMISSIE JEUGD & JONGERENWERK, PEUTERSPEELZAALWERK EN CLUB- & BUURTHUISWERK.
Er vanuit gaande, dat de taak van de commissie was het afleveren van een product (het adviesrapport), kunnen we de werkzaamheden van de commissie globaal onderverdelen in drie soorten:
- Product Afbakende werkzaamheden. (PA)
- Product Ontwikkelende werkzaamheden. (PO)
- Product Bepalende werkzaamheden. (PB)
Welk product wie ook moet bakken, kans van
slagen is er alleen, wanneer er in bovenstaande volgorde gewerkt wordt.
Dus van Afbakening via Ontwikkeling naar PB-werkzaamheden.
P.A. werkzaamheden kunnen in het proces niet te
lang doorlopen, omdat ze dan productverstorend of productveranderend gaan
werken.
P.B. werkzaamheden kunnen zich niet in een te vroeg stadium aandienen, omdat ze
dan nog als "vreemd" ervaren worden.
Alle drie onderscheiden soorten van werkzaamheden kennen technische en inhoudelijke aspecten.
Het evaluatief overzicht nader bekeken:
Globaal is de commissie als volgt bezig geweest:
3 vergaderingen Product afbakenend
14 vergaderingen Product ontwikkelend
4 vergaderingen Product bepalend.
De PA-fase
Zowel inhoudelijk als technisch gezien spelen de werkzaamheden zich grotendeels af in de eerste drie vergaderingen.
Vanaf vergadering 8 komen echter nog negen maal facetten van deze fase aan de orde en werken zeer verstorend:
- CRM-bezuinigingen (V8, 11, 12)
- de datum 19 maart ( V8,11, 12)
- het NOK door gedeputeerde staten geplaatst in het CMW (V16)
De PO-fase
Deze fase vormt een stevige middenmoot van de
werkzaamheden.
21 Maal zijn er technische en 25 maal inhoudelijke items aan de orde geweest.
Het is vooral deze fase waarin het aantal vergaderingen van de commissie
"beperkt" gehouden kon worden door de TIENTALLEN bijeenkomsten van subgroepen
voor de verwerking van de enquêtegegevens, een eerste ordening en een eerste
interpretatie.
De PB-fase
De werkzaamheden van deze fase liggen nagenoeg geheel in de laatste 4 vergaderingen.
In de 4e vergadering is een handleiding voor de
opzet van het adviesrapport aan de orde geweest, maar als "onhanteerbaar en
ongeschikt" afgewezen. Kennelijk kwam het in een te vroeg stadium.
Hetzelfde geschiedde met een handleiding voor evaluatie van de werkzaamheden,
die nauwelijks aan de orde kon komen. ("Dat zien we later wel").
EVALUATIEVE WAARDERING COMMISSIEWERKZAAMHEDEN
Ben je het eens met de opzet van het evaluatief
overzicht?
Zijn de belangrijkste facetten/items aan de orde gekomen?
Welk onderdelen van de werkzaamheden mis je eventueel?
Hoe waardeer je de werkzaamheden?
1 = teveel 2 = ruim voldoende 3 = voldoende 4
= onvoldoende 5 = te weinig
Hoe waardeer je de werkzaamheden kwantitatief ?
Product Afbakende
werkzaamheden
Technisch
Inhoudelijk
Product Ontwikkelde werkzaamheden
Technisch
Inhoudelijk
Product Bepalende werkzaamheden
Technisch
Inhoudelijk
En hoe waardeer je de werkzaamheden kwalitatief ?
EVALUATIEF OVERZICHT VERGADERINGEN ADVIESCOMMISSIE J&J-WERK.
Bijlage 3: OVERZICHT INFORMATIEMATERIAAL
| nr. | van | onderwerp |
| 1. | CRM | Rijksbijdrageregeling SCW |
| 2. | GS | Ontwerp voorbereidingsnota PL en PR |
| 3. | GS | Uittreksel Collegeprogramma |
| 4. | GS | Beleidsnotitie Jeugd- en Jongerenwerk |
| 9. | Raad voor JJ | Provinciale en regionale instellingen |
| 13. | Coördinatiecommissie | Voorlichtingskrant |
| 14. | IODP | Mogelijkheden ondersteuning |
| 15. | Coördinatiecommissie | Handleiding adviesrapport |
| 18. | IODP | Standaard vragenlijst |
| 21. | Cie. V en O | Aanbiedingsbrief enquête |
| 30. | IODP | Vragenlijst onderzoek vraagzijde |
| 37. | IODP | Analyse- en codeerschema |
| 47. | IODP | Plaatje NVN verwerkingsmodel |
| .. | IODP | Instructie bij tabelleerschema II |
| 42. | Coördinatiecommissie | Discussiestuk Art. 32.2 |
| 48. | IODP | Aangeklede opzet voor categorie |
| ... | Coördinatiecommissie | Aandachtspunten voor evaluatie |
| 6a. | Secretariaat | Tijdwerkschema |
| 6b. | Secretariaat | Mogelijke indeling rapport |
| 13. | Tineke Manger | Vragen over regionalisatie |
| 23. | Marius Nijs | Stellingen |
| 26. | Secretariaat | Opzet adviesrapport |
| 27. | Maarten Houthoff | Over de stellingen |
| 8b. | Secretariaat | Literatuuroverzicht |
| 40. | Secretariaat | bijgesteld werkplan |
| 41. | Doet de Haas | Opbouw advies |
| 41a. | Doet de Haas | uitwerkingsplan |
| 51. | Frido de Man | Ontwikkeling steunfunctie |
| 56.1 | Secretariaat | Plaatsbepaling SCW |
| 56.2 | Secretariaat | Recht op organisatie/steun |
| 57. | Ton Zijp | Meidenwerk |
| 60. | Roel Slomp | De CJP |
| 71. | Secretariaat | Afstemming steunfunctie/regionalisering |
VRAGEN NAAR AANLEIDING VAN HET MATERIAAL.
Heb je over voldoende informatie kunnen beschikken
wat heb je mogelijk gemist
Hoe vond je de kwaliteit van de onderscheiden stukken
van de COÖRDINATIECOMMISSIE PLANNING SOCIAAL-CULTUREEL WERK
Aandachtspunten voor evaluatie door de adviescommissies planning sociaal-cultureel werk.
Navolgende aandachtspunten zijn bedoeld als
handreiking aan de adviescommissies om zelf hun functioneren te kunnen
evalueren. De opsomming is niet uitputtend bedoeld en ook niet gedetailleerd
uitgeschreven.
Aanvulling door individuele adviescommissies is natuurlijk mogelijk. Wellicht
reeds ter vergadering van de coördinatiecommissie.
Wel is het gewenst, dat de adviescommissies
tenminste aan alle genoemde punten aandacht besteden.
De bedoeling is, dat niet wordt volstaan met een beschrijving ten aanzien van
elk van de punten, maar dat de adviescommissie over elk punt een zo mogelijk
gemotiveerd oordeel uitspreken. Het lijkt daarom gewenst, de evaluatie
zoveel mogelijk plenair te doen plaatsvinden, opdat alle leden van de
commissies volop de gelegenheid krijgen hun mening naar voren te brengen.
Er wordt op gewezen, dat Gedeputeerde Staten ook zelf een evaluatie zullen
plegen. Deze zal betrekking hebben op de gehele planprocedure
sociaal-cultureel werk. Daarbij zal uiteraard ook het functioneren van de
adviescommissies worden betrokken.
De evaluatierapporten van de adviescommissies zullen voor het College in dat kader een belangrijke informatiebron kunnen zijn.
1. De selectieprocedure
De meeste adviescommissies zijn benoemd op voordracht van de raden. Hebben de door de raden toegepaste selectieprocedures bevredigend gewerkt Zijn de selectieprocedures, gemeten naar het eindresultaat, voldoende toegankelijk geweest?
Hoeveel leden en hoeveel procent van de leden is
als gevolg van eigen spontane aanmelding, of spontane aanmelding/attendering
door een organisatie/instelling in de adviescommissie benoemd?
Is bij het secretariaat bekend hoeveel spontane aanmeldingen niet zijn
gehonoreerd?
Eindoordeel over de selectieprocedure: voor herhaling vatbaar; welke
veranderingen eventueel nodig ?
2. Omvang en samenstelling van de adviescommissies
Omvang bevredigend ?
Differentiatie in de samenstelling naar
- sekse
- beroepsmatige gebondenheid aan het veld
- geografische spreiding over de provincie?
Is de vraagzijde (afnemers van steunfunctie) evenwichtig (gelet op het provinciale takenpakket is dat iets anders dan paritair) in de adviescommissie vertegenwoordigd?
Is in de samenstelling iets terug te vinden van een (overigens niet expliciet door Gedeputeerde Staten vooraf verlangde) positieve discriminatie van zgn. achterliggende groepen zoals bv.. culturele minderheden?
3. De splitsing van het sociaal-cultureel werk in deelterreinen en afzonderlijke adviescommissies.
Is het mogelijk geweest hiermee samenhangende
problemen (raakvlakken tussen deelterreinen; onderbrengen van bredere sectoren
in één enkele adviescommissie enz.) bevredigend op te lossen? Zo ja, hoe?
Zo nee, welke eventuele suggesties voor toekomstige verbetering van de
procedure?
4. Het vooraf door gedeputeerde staten verstrekte "informatiepakket"
- Heeft dat nut gehad?
- was het voldoende duidelijk?
- Had men toch liever meer uitgangspunten en
richtlijnen meegekregen?
- Had men vooraf een "besteedbaar budget"
genoemd gekregen willen hebben?
5. De door Gedeputeerde Staten geformuleerde taakstelling.
- Te smal of te breed?
- Was voldoende duidelijk wat precies van de
commissies verlangd werd?
6. De beschikbaar gestelde termijn (netto 7 maanden.)
Redelijk te achten in relatie tot het feit, dat gedeputeerde staten menen dat de gehele procedure niet meer dan bruto 2 jaar gemoeid mag zijn.
7. Het functioneren op persoonlijke titel.
Welke ervaringen daarmee opgedaan? Problemen met werkgevers, "achterbannen", e.d.
8. Openbaarheid
9. Contacten met de werkvelden
10. Het intern functioneren
Is door alle leden op gelijkwaardige wijze aan de discussie deelgenomen of is, door welke oorzaak dan ook, van een zekere (groep)dominantie sprake geweest? Is het feitelijk te verrichten werk gelijkmatig verdeeld geweest over alle of praktisch alle leden of is het werk grotendeels door een klein groepje of slechts alleen door het secretariaat verricht?
Hoe is in relatie tot de voor de adviescommissie beschikbare periode, de werkbelasting en de vergaderfrequentie ervaren?
Is de adviescommissie snel op gang gekomen of is met de noodzakelijk inwerkperiode onevenredig veel tijd gemoeid geweest? Als het laatste het geval is, welke suggesties heeft men dan voor verbeteringen bij een volgende keer?
Zou men een volgende keer weer tot een adviescommissie willen toetreden en
waarom wel/niet?
Welke voorwaarden zou men aan opnieuw toetreden willen verbinden?
11. De coördinatiecommissie
12. De ondersteuning door de IODP.
13. Eindoordeel over het functioneren van de adviescommissie
Aanvulling bij 10.
Is het aanbrengen van een scheiding tussen inhoudelijk en ambtelijk ondersteunend secretariaat
Aanvulling bij 3 en 11.
Zijn de horizontale contacten tussen de adviescommissies alleen via de coördinatiecommissie gelegd of ook anderszins?