LR 414

Gedeputeerde Staten Noord-Holland
Provinciehuis,
Dreef 3
2012 HR Haarlem        10 september 1989, 

Onderwerp intern herplaatsingsbeleid.


Aan:

De hoofden van takken van dienst en
de directeuren van de provinciale functionele raden

VERZONDEN 2 8 SEP 1989

Behandelende dienst: Centrale Bestuursdienst
Telefoon 023-163384 / 1163184
Afdeling POl / Behandeld door:e heer J.A. van Beurden

Bijlagen 2


Geachte heren,

Bij deze vragen wij uw aandacht voor het volgende.

Sinds medio 1984 is een onderdeel van ons personeelsbeleid de zogenaamde Centrale vacature- en overplaatsingsregistratie (rechtspositiebundel II, nr. 25). op grond van zowel ontwikkelingen in de personeelssituatie door reorganisatieprocessen alsook de onverminderde noodzaak tot aandacht voor een actief aanstellingsbeleid ten aanzien van gehandicapten en personen uit etnische minderheidsgroeperingen hebben wij besloten tot een nieuwe en, naar wij menen, meer resultaatgerichte formulering van het intern herplaat¬singsbeleid.

Daartoe hebben wij, na overleg met u, in eerste instantie een aantal principiële uitgangspunten geformuleerd. Na daarover de adviezen te hebben verkregen van het georganiseerd overleg en de (staten)commissie Personeel en Organisatie en deze reacties te hebben verwerkt, hebben wij de uitgangspunten bij besluit d.d. 7 maaart 1989 definitief vastgesteld. Met deze uitgangs-punten waren de doelstellingen en de strekking van het vernieuwde intern herplaatsingsbeleid gegeven.

Bij deze treft u aan de nadere artikelgewijze uitwerking van de genoemde uitgangspunten.
De volgende onderwerpen komen aan de orde:

1. doelgroepen
2. werkwijze
3. scholing
4. kosten
5. privacy
6. bezwaar
7. datum van ingang
8. rapportage
9. evaluatie

Met nadruk stellen wij bij voorbaat vast, dat het welslagen van het beleid afhankelijk is van de inzet, de creativiteit en de bereidheid om het tot een succes te maken van alle betrokkenen.

Wij verzoeken u in het navolgende bij het gebruik van de mannelijke termen voor functionnarissen tevens de overeenkomstige vrouwelijke te lezen.

§ 1. Doelgroepen

Artikel 1.1 Doelstelling
Het intern herplaatsingsbeleid bedoelt een koppeling tot stand te brengen tussen het bestand vacatures en het bestand van te herplaatsen medewerkers.
Het beleid geldt voor alle takken van dienst en tevens voor de provinciale functionele raden.

Artikel 1.2 Doelgroepen
De te herplaatsen medewerkers worden aangeduid als herplaatsingskandidaten. Het betreft de volgende groeperingen:
a. Zij, die als gevolg van een reorganisatie (in ruime zin op te vatten) boven de formatie (dreigen te) worden geplaatst; vergelijk artikel 3, lid 4,Regels inzake de rechtspositie bij oranisatieveranderingen.
De duur van de plaatsing in het bestand komt overeen met de periode van bovenformatieplaatsing (maximaal twee jaar).
b. Zij, die een wachtgeld genieten op grond van de Wachtgeldregeling 1967 en belang-hebbende zijn in de zin van artikel la, sub 1 en 2 van die regeling (te weten: de ambtenaar, die eervol is ontslagen wegens opheffing van zijn betrekking en de ambtenaar, die eervol is ontslagen wegens overtolligheid van personeel als gevolg van verandering in de inrichting van de tak van dienst of als gevolg van vermindering van de werkzaamheden van die tak van dienst). De duur van de plaatsing in het bestand komt overeen met de duur van het wachtgeld.
c. Zij, die door het diensthoofd erkend zijn als spijtoptant in het kader van een reor-ganisatie en voor wie binnen de eigen tak van dienst geen andere passende functie is gevonden. De duur van de plaatsing in het bestand is een half jaar.
d. Zij, voor wie een pensioenkeuring is of zal worden aangevraagd en die naar het oordeel van de bedrijfsarts herplaatsbaar zijn. De duur van de plaatsing in het bestand komt overeen met de duur van de keuringsproce¬dure.
e. Zij, die door de directie van het Algemeen burgerlijk pensioenfonds herplaatsbaar zijn verklaard, gedurende de betreffende periode.
f. Zij, die door de directie op grond van hun persoonlijk functioneren bij ons zijn voorgedragen voor eervol ontslag (is niet strafontslag). De duur van de plaatsing in het bestand komt overeen met de duur van de ontslagprocedure.
g. De deelnemers aan interne werkgelegenheidsprojecten aan wie wij de status van intern sollicitant hebben verleend en jegens wie wij een inspanningsverplichting zijn aangegaan om voorr hen een reguliere baan te zoeken. De duur van de plaatsing in het bestand omvat een periode van de laatste drie maanden van het dienstverband en de eerste zes maanden na het dienstverband.
(Wij merken hierbij wel op, dat wij bij besluit van 10 mei 1988, nr. 165, hebben bepaald, dat deelnemers aan interne werkgelegenheidsprojecten die behoren tot een etnische minderheid of gehandicapt zijn, vanaf het begin van hun dienstverband de status van interne sollicitant hebben en derhalve kunnen solliciteren op vacatures die in het Centraal Vacaturebulletin zijn opgenomen).
h. Zij, die in vaste of tijdelijke dienst zijn en zich vrijwillig aanmelden voor plaatsing in het bestand.
§ 2. Werkwijze

Artikel 2.1 Coördinatie
De coördinatie van het herplaatsingsbeleid geschiedt door een medewerker van bureau Personeelsbeleid van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie (POI) van de Centrale Bestuursdienst.
Tevens wordt bij hetzelfde bureau een plaatsvervangend coördinator aangewezen.

Toelichting
De functie van coördinator wordt vervuld door de heer A. Vogel (tel.nr. 023-163586).
Zijn plaatsvervanger is de heer R.A.C. Peters (tel.nr. 023-163586).

Artikel 2.2 Contactpersonen bij de diensten en raden
Bij iedere tak van dienst en provinciale raad wordt een (vaste) contactpersoon en een plaatsvervanger aangewezen.

Toelichting
De contactpersonen dienen over een verregaande mate van zelfstandigheid te beschikken bij de uitvoering van het beleid. Een ruim mandaat bevordert immers de ter zake nodige slagvaardigheid.
Eventuele wijzigingen in de gegevens omtrent de contactpersoon en de plaatsvervanger dienen zo spoedig mogelijk aan de coördinator te worden doorgegeven.

Artikel 2.3 Herplaatsing bij de eigen dienst/raad
Voor een (potentiële) herplaatsingskandidaat wordt in eerste instantie bin¬nen de eigen dienst/raad een andere plaats gezocht.

Toelichting
Er wordt in eerste instantie bij de eigen dienst/raad naar een oplossing gezocht.
Deze oplossing kan ook betekenen, dat met taken(-pakketten) wordt geschoven.

Artikel 2.4 Aanmelding bij het herplaatsingsbestand
Indien herplaatsing bij de eigen dienst/raad niet lukt wordt de herplaatsingskandidaat via de contact-persoon aangemeld voor het herplaatsingsbestand, dat berust bij de coördinator.
Bij de aanmelding wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde overplaatsingsformulier

Toelichting
Het overplaatsingsformulier is bijgevoegd als bijlage 1.
De vrijwillige herplaatsingskandidaten (doelgroep h) dienen zich eveneens via de contactpersoon door middel van het overplaatsingsformulier bij de coördinator te melden.

Artikel 2.5 Vacature
Wanneer zich bij een dienst/raad een vacature voordoet kan onderzocht wor¬den of het mogelijk is binnen de dienst met de personele bezetting te schuiven; met andere woorden:
er kan onderzocht worden of de vacature "intern" kan worden vervuld.

Toelichting
Bij het genoemde onderzoek worden ook de "eigen" herplaatsingskandidaten, met inbegrip van degenen, die niet meer feitelijk bij de dienst werkzaam zijn, betrokken.

Artikel 2.6 Aanmelding bij het vacaturebestand
Indien een vacature resteert, die niet bij de eigen dienst kan worden vervuld, dan wordt deze via de contactpersoon door middel van het zogenaamde vacature-formulier bij de coördinator gemeld.
Toelichting
Het vacatureformulier is bijgevoegd als bijlage 2.

Artikel 2.7 Functie-eisen
De op het vacature-formulier gestelde functie-eisen dienen regel en derhalve niet te hoog te zijn.

Artikel 2.8 Koppeling herplaatsingsbestand - vacaturebestand
Zodra een vacature bij de coördinator gemeld wordt, onderzoekt deze in het herplaatsingsbestand, of er herplaatsingskandidaten voor de vacature in aanmerking komen.

Toelichting
Een vacature kan pas voor interne werving onder het voltallig provinciaal personeel, door middel van opneming in het Centraal Vacaturebulletin, in aanmerking komen, als gebleken is, dat er in het herplaatsingsbestand geen geschikte kandidaat aanwezig is.
Deze voorwaarde noopt alle betrokkenen tot een flexibele, snelle en effectieve, zij het uiteraard zorgvuldige, wijze van handelen.

Ten overvloede vestigen wij op deze plaats nog eens de aandacht op de regel, die opgenomen is in de in de inleiding genoemde circulaire betreffende de Centrale Vacature- en Overplaatsingsregistratie en die stelt, dat vacatures pas voor externe werving in aanmerking komen, nadat zij daartoe door ons zijn vrijgegeven.
De door ons vrijgegeven vacatures dienen tevens door u bij het Gewestelijk Arbeidsbureau te worden gemeld.
Deze regels blijven onverminderd van kracht.

Artikel 2.9 Coördinator meldt herplaatsingskandida(a)t(en) bij contactpersoon
Indien de coördinator meent, dat één of meer herplaatsingskandidaten voor de vacature in aanmerking komen, meldt hij deze terstond, met een uiterste termijn van één week, bij de contactpersoon, door middel van een copie van het herplaatsingsformulier.

Toelichting
Het ligt voor de hand, dat de coördinator in de regel eerst contact opneemt met de door hem aan te melden herplaatsingskandida(a)t(en).

Artikel 2.10 Dienst selecteert kandidaten
De door de coördinator gemelde kandidaten worden zorgvuldig in beschouwing genomen, waarbij een gesprek met een of meer kandidaten een onderdeel van de procedure is.

Artikel 2.11 Afwijzing door dienst
Wanneer een voorgedragen kandidaat door de dienst (voorlopig) wordt afgewezen, dient dit zorgvuldig gemotiveerd te worden meegedeeld zowel aan de betrokkene als aan de coördinator. Vervolgens vindt er een gesprek plaats tussen de coördinator en de contactpersoon of de betreffende leidinggevende.
Als de beide gesprekspartners daarmee akkoord gaan, kan de betreffende kandidaat bij het gesprek aanwezig zijn.
Het diensthoofd neemt vervolgens een definitief besluit.

Toelichting
Als het resultaat voor de kandidaat ongunstig is, kan deze een bezwaarschrift hij CS indienen.
De bezwarenprocedure wordt uiteengezet in § 6.


Artikel 2.12 Selectiecriteria
Voor de herplaatsingskandidaten gelden in principe dezelfde selectiecriteria als voor andere kandidaten.
De dienst dient onder omstandigheden wel een concessie te doen met betrekking tot de onmiddellijke inzetbaarheid van een kandidaat.

Toelichting
Een concessie met betrekking tot de onmiddellijke inzetbaarheid kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als een kandidaat enige scholing behoeft, alvorens volledig inzetbaar te zijn.

Artikel 2.13 Achtergestelde positie van vrijwillige herplaatsingskandidaten
De vrijwillige herplaatsingskandidaten nemen ten opzichte van de overige kandidaten een achtergestelde positie in.
De coördinator brengt de vrijwilligers pas in aanmerking voor een vacature, als er geen andere herplaatsingskandidaten zijn.

Toelichting
Als de door de coördinator gemelde andere kandidaten worden afgewezen en zij tekenen geen bezwaar aan, dan kan de coördinator alsnog vrijwilligers voordragen.


Artikel 2.14 Aanmelding van een vrijwilliger heeft geen opschortende werking
De aanmelding door de coördinator van een (of meer) vrijwilliger(s) heeft geen opschortende werking ten aanzien van de verdere werving- en selectieprocedure.

Toelichting
Als er geen herplaatsingskandidaten uit de overige categorieën (doelgroepen a t/m g) zijn of als de gemelde andere kandidaten worden afgewezen en geen bezwaar aantekenen, dan neemt de coördinator de betref¬fende vacature zo spoedig mogelijk op in het Centraal Vacaturebulletin.

Artikel 2.15 Procedure met betrekking tot vrijwilligers
De dienst dient de kandidatuur van een aangemelde vrijwilliger zorgvuldig te overwegen.
Het resultaat wordt vervolgens aan de coördinator gemeld. Bij een negatief resultaat kan er op verzoek van de vrijwilliger of de coördinator een gesprek gearrangeerd worden met de dienst.

Toelichting
De speciale, in § 6 geregelde bezwarenprocedure, inclusief opschortende werking, geldt niet voor de vrijwilligers. Wel hebben zij uiteraard de algemeen geldende mogelijkheid om zich schriftelijk (en gemotiveerd) met hun eventuele bezwaren tot GS te richten.

Artikel 2.16 Plaatsing op proef
Het diensthoofd kan besluiten een door de coördinator voorgedragen herplaatsingskandidaat op proef te plaatsen, voor een periode van maximaal drie maanden. Deze periode kan een keer met eenzelfde periode worden verlengd.
Tijdens de proefperiode vindt een beoordeling plaats.

Toelichting
Als er, wanneer er sprake is van een voorgenomen overplaatsing, twijfel is over de passendheid en/of de geschiktheid van de functie dan wel van de kandidaat kan een proefplaatsing wellicht uitkomst brengen.
Bij de beoordeling kan een overeenkomstig gebruik worden gemaakt van het bij de dienst geldende Reglement beoordeling functievervulling tijdens proeftijd.
Een beoordeling dient uiteraard ook plaats te vinden tijdens de verlengde proefperiode.
Artikel 2.17 Dienstverband gedurende proefperiode
De proefperiode brengt geen wijziging in de aard van het dienstverband. Als de kandidaat behoort tot een categorie, die geen dienstverband met de provincie meer heeft, dan wordt tijdens de proefperiode gebruik gemaakt van een aanstelling op proef voor de duur van drie maanden, eventueel met een¬zelfde periode te verlengen.

Toelichting
Conform artikel 8, lid 4, jo. artikel 87, lid 1, Ambtenarenreglement 1920 eindigt de (verlengde) proefperiode van rechtswege.

Artikel 2.18 Salaris gedurende proefperiode
Gedurende de proefperiode behoudt de herplaatsingskandidaat in principe zijn salaris (indien van toepassing).
Indien de proeffunctie een hoger maximumsalaris dan de oorspronkelijke functie heeft, dan kan van dit principe worden afgeweken, met dien verstande, dat de medewerker, als de proef mislukt, naar zijn oorspronke¬lijk salarisniveau terugkeert.

Toelichting
Meestal zal een proefplaatsing in een functie met een hoger maximum-salaris resulteren in honorering volgens een aanloopschaal.

Artikel 2.19 Proefplaatsing mislukt
Indien de proefplaatsing niet tot een definitieve herplaatsing leidt, keert de medewerker, die nog in actieve dienst is, terug naar de oorspronkelijke dienst.

Artikel 2.20 Bezwaar
De herplaatsingskandidaat, die op proef is geplaatst, kan zowel tegen de beoordeling als tegen het besluit de proeftijd te verlengen of na de (verlengde) proeftijd niet tot definitieve herplaatsing over te gaan binnen tien werkdagen bij GS schriftelijk en gemotiveerd bezwaar indienen.

Artikel 2.21 Herplaatsingsactiviteiten worden opgeschort
De coördinator schort gedurende de proefperiode de herplaatsingsactiviteiten op. Na afloop van een niet gelukte proefperiode worden die hervat.

Artikel 2.22 Proefplaatsing van een vrijwilliger
Een vrijwillige herplaatsingskandidaat dient vóór een eventuele proefperiode binnen zijn dienst de nodige afspraken te maken en tot een akkoord ter zake te komen.

Artikel 223 Herplaatsingskandidaat gaat niet akkoord met aangeboden functie
Als een herplaatsingskandidaat niet akkoord gaat met een hem aangeboden functie hangt de te volgen handelwijze af van de concrete omstandigheden van het geval, waaronder de doelgroep, waartoe de kandidaat behoort en de aard van het bezwaar.

Toelichting
Er gelden voor sommige doelgroepen, bijvoorbeeld voor de op grond van de Abp-wet herplaatsbaar verklaarde ambtenaren, (ook) nog andere (wettelijke) regels.

Artikel 2.24 Contacten met de Gewestelijk Arbeidsbureaus in de regio
Gelet op het gegeven, dat het waarschijnlijk niet voor iedere herplaatsingskandidaat zal lukken intern een plaats te vinden draagt de coördinator zorg voor intensieve contacten met de Gewestelijk Arbeidsbureaus in de regio, zodat wellicht door middel van die contacten tot een oplossing kan worden gekomen.

Artikel 2.25 Periodiek overzicht van herplaatsingskandidaten
De hoofden van takken van dienst en de directeuren van de functionele raden ontvangen ieder kwartaal een anoniem overzicht van de in het herplaatsingsbestand opgenomen gegadigden.

§ 3. Scholing

Artikel 3.1 Kosten
Ten behoeve van de uitvoering van het intern herplaatsingsbeleid wordt binnen het centrale budget voor opleiding, vorming en training een bepaald bedrag per jaar beschikbaar gesteld.

Toelichting
Zoals in de toelichting bij artikel 2.12 reeds gesteld, kan een herplaatsingskandidaat, alvorens volledig inzetbaar te zijn, bijscholing behoeven.
Om de kosten daarvan te dekken wordt een gedeelte van het centrale budget voor OVT gereserveerd.
Dit gedeelte bedraagt in het eerste jaar na invoering f 50.000,--.

Artikel 3.2 Beheer van het budget
Het beheer van het budget is in handen van de chef van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie van de Centrale Bestuursdienst.

Toelichting
Een belangrijk criterium bij het beheer van het (deel-)budget is, dat er een redelijke verhouding dient te zijn tussen het doel van de bijscholing en de kosten van de betreffende cursus.

Artikel 3.3 Verantwoording over het beheer van het budget
Een keer jaarlijks wordt verantwoording afgelegd van het gebruik van het budget.

Toelichting
Bij de verantwoording kan ook de omvang van het (deel-)budget aan de orde komen.


§ 4. Kosten
Met inachtneming van hetgeen in de paragraaf over scholing is gesteld, komen de kosten van (de bezoldiging c.a. van) de herplaatsingskandidaat in principe voor rekening van de ontvangende dienst.
Ditzelfde principe geldt tijdens een eventuele proefperiode.
Toelichting
Het uitgangspunt is, dat de kosten voor rekening van de ontvangende dienst komen.
De oorspronkelijke dienst en de ontvangende dienst kunnen wel in onderling overleg afspreken, dat de oorspronkelijke dienst (tijdelijk)(een gedeelte van) de kosten op zich neemt.

§ 5. Privacy
Het bestand van herplaatsingskandidaten is een persoonsregistratie, die privacy-gevoelige gegevens bevat en (dus) met de uiterste zorgvuldigheid wordt beheerd.
De betreffende gegevens zijn voor onbevoegden niet toegankelijk. Als bevoegden zijn aangewezen:
de coördinator, diens plaatsvervanger en het hoofd van het bureau Personeelsbeleid van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie van de Centrale Bestuursdienst.

Toelichting
Met name de functionele contacten tussen de coördinator en de contactpersonen dienen op basis van strikte vertrouwelijkheid te geschieden.

§ 6. Bezwaar tegen afwijzing door diensthoofd

Artikel 6.1 Afwijzing door diensthoofd
Het definitieve besluit van het diensthoofd tot afwijzing van een herplaatsingskandidaat voor een vacature wordt, zorgvuldig gemotiveerd, mondeling of schriftelijk aan de coördinator en de herplaatsingskandidaat meegedeeld.
Een mondelinge mededeling van het besluit wordt schriftelijk bevestigd. Deze schriftelijke bevestiging bevat de datum van de mondelinge mededeling.

Artikel 6.2 Bezwaarschrift tegen afwijzing bij GS
De afgewezen herplaatsingskandidaat kan binnen tien werkdagen na kennisneming van het definitieve besluit van het diensthoofd een bezwaarschrift bij GS indienen.
Het bezwaarschrift dient met redenen omkleed te zijn.

Toelichting
Het bezwaarschrift dient aan GS te worden gezonden, ter attentie van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie van de Centrale Bestuursdienst.

Artikel 6.3 GS vragen reactie van dienst
GS vragen na ontvangst van een bezwaarschrift in de regel een reactie van de betreffende dienst/raad.
De bezwaarde ontvangt een schriftelijke mededeling van de reactie van de dienst.

Artikel 6.4 Besluit van GS
GS nemen in de regel een besluit ter zake binnen vier weken na indiening -van hat bewargehrift.

Toelichting
De bezwaarde, die ambtenaar is, kan vervolgens binnen dertig dagen na ontvangst van het besluit van GS bij de Ambtenarenrechter in beroep gaan.

Artikel 6.5 De bezwarenprocedure heeft opschortende werking
Gedurende de afhandeling van de bezwarenprocedure is de werving voor de vacature opgeschort.
Na ontvangst van een afschrift van het besluit van GS over het bezwaarschrift kan, als de bezwaarde niet in de vacature wordt benoemd, de werving worden voortgezet.

Toelichting
GS zenden een afschrift van het besluit over het bezwaarschrift aan het diensthoofd/de directeur.
Zoals in de toelichting bij artikel 2.15 reeds gesteld geldt de bezwaren-procedure van §6 niet voor de vrijwillige herplaatsingskandidaten.
Deze kunnen uiteraard wel bij GS een bezwaarschrift indienen.
Het verschil tussen beide is, behalve de termijnen, dat een bezwaarschrift van een vrijwillige her-plaatsingskandidaat geen opschortende werking heeft.

Artikel 6.6 Bijzondere omstandigheden
GS kunnen in bijzondere omstandigheden aan de tak van dienst/de functionele raad toestaan tijdens de afhandeling van de bezwarenprocedure verder te gaan met de werving.
De coördinator neemt de vacature dan op in het Centraal Vacaturebulletin.
De tak van dienst/functionele raad draagt er zorg voor, dat er geen ongegronde verwachtingen bij eventuele sollicitanten worden gewekt. Er wordt geen benoemingsbesluit genomen, vóórdat GS een besluit over het be¬zwaarschrift hebben genomen.

§ 7. Datum van ingang

Het beleid treedt op 1 oktober 1989 in werking.
Het beleid is niet van toepassing op vacatures, die op 1 oktober 1989 reeds bij het Centraal Vacaturebulletin waren aangemeld.

§ 8. Rapportage

Ieder half jaar rapporteert de chef van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie van de Centrale Bestuursdienst aan GS over de gang van zaken met betrekking tot het beleid.
Het rapport wordt besproken met de hoofden personeelszaken en met de diensthoofden/directeuren.
Het wordt ter kennisneming gezonden aan het Georganiseerd Overleg.

§ 9. Evaluatie

Na een jaar vindt een evaluatie van het beleid plaats.

Toelichting
Het zou een illusie zijn er vanuit te gaan, dat de voorgaande regeling een antwoord op alle zich in de praktijk voordoende vragen geeft.
Het is tevens mogelijk, dat het beleid nog tot onvoldoende resultaten leidt en in die zin aanpassing behoeft.
Bij de evaluatie komt aldus aan de orde in hoeverre aanpassing of bijstelling van het beleid gewenst is.

Wij verzoeken u het personeel van uw dienst/uw raad van de inhoud van voorgaande regeling in kennis te stellen.


Hoogachtend,
Gedeputeerde Staten
van Noord-Holland,

w.g.
grifier, voorzitter.

klik hier voor de outline van
het register